Mastering Business Card Etiquette in Japan

名めい刺し交こう換かんのマナー (Exchanging Business Cards)

名めい刺し交こう換かんは日に本ほんのビジネスにおいて非ひ常じょうに重じゅう要ような儀ぎ式しきです。名めい刺しは単たんなる連れん絡らく先さき情じょう報ほうではなく、本ほん人にんや所しょ属ぞくする会かい社しゃの「顔かお」として扱あつかわれます。

In Japanese business, exchanging business cards is a highly important ritual. A business card is not just contact information; it is treated as the “face” of the person and their company.

そのため、丁てい寧ねいに扱あつかうことは、あなたのプロフェッショナリズムや上じょう下げ関かん係けいへの理り解かいを示しめす行こう為いです。日に本ほんでは、名めい刺し交こう換かんは会かい話わの「始はじまりの儀ぎ式しき」と考かんがえられています。

Therefore, handling it respectfully demonstrates your professionalism and understanding of hierarchy. In Japan, business card exchange is considered the “opening ceremony” of a conversation.

交こう換かんの流ながれの中なかで世せ間けん話ばなしや簡かん単たんな質しつ問もんを交まえることで、その後ごのビジネス会かい話わがよりスムーズに進すすみ、相あい手てとの距きょ離りを縮ちぢめることができます。こうしたやり取とりは、単たんなる形けい式しきではなく、信しん頼らい関かん係けいづくりの第だい一いち歩ほです。

Adding small talk or simple questions during the exchange can make later business conversation smoother and help close the distance between you and the other person. This interaction is not just formality; it is the first step in building trust.

• 立たって交こう換かんする — Stand while exchanging cards
• 両りょう手てで渡わたし、両りょう手てで受うけ取とる — Give and receive with both hands
• テーブルやデスク越ごしに渡わたさない — Do not exchange over a table or desk
• ゲスト（訪ほう問もん者しゃ）が先さきに差さし出だす — The guest (visitor) offers their card first
• 一いっ歩ぽ前まえに出でて距きょ離りを詰つめる — Step forward slightly to close the distance
• すぐにポケットへ入いれず、名めい刺し入いれやテーブルの上うえに置おく — Don’t put it straight in your pocket; place it on your card holder or on the table

会かい話わと表ひょう現げん (Speech & Expressions)

• 名めい刺しを渡わたす時ときは自じ己こ紹しょう介かいを添そえる — Include a self-introduction when handing your card
• 名な前まえや会かい社しゃ名めいをはっきり言いう — State your name and company clearly
• 受うけ取とったら軽かるく会え釈しゃくしながら「頂ちょう戴だいいたします」と言いう — Bow slightly while saying “I will respectfully accept it”
• 聞きき取とれなかったら丁てい寧ねいに確かく認にんする — Politely confirm if you didn’t catch the name

💡 Cultural Tip

日に本ほんのビジネスでは「名めい刺しの扱あつかい＝相あい手ての扱あつかい」と考かんがえられます。受うけ取とった名めい刺しを丁てい寧ねいに扱あつかうことは、その人ひとを大たい切せつにしているというサインです。

— In Japanese business, “how you treat a business card = how you treat the person.” Handling a received card with care signals that you value the person.

3. Common Mistakes to Avoid

❌ 座すわったまま名めい刺しを渡わたす — Giving your card while seated

❌ 片かた手てで渡わたす／受うけ取とる — Using only one hand to give or receive

❌ 名めい刺しをすぐにポケットに入いれる — Putting the card straight into your pocket

❌ 渡わたされた名めい刺しを雑ざつに扱あつかう（折おる、汚よごすなど） — Handling the card carelessly (bending, dirtying it, etc.)

4. Essential Phrases in Action

Step 1 – Approach & Greeting

🧍A (You): 失しつ礼れいいたします。株かぶ式しき会がい社しゃABC 営えい業ぎょう部ぶの山やま田だと申もうします。
（両りょう手てで名めい刺しを差さし出だし、軽かるく会え釈しゃく）
— Excuse me. I’m Yamada from ABC Corporation, Sales Division. (Offer your business card with both hands and a slight bow.)

Step 2 – Receiving the Card

🧍‍♂️B (Client): ありがとうございます。頂ちょう戴だいいたします。
（両りょう手てで受うけ取とり、名めい刺しに目めを通とおす）
— Thank you. I will respectfully accept it. (Receive with both hands, glance at the name/title.)

Step 3 – Mutual Acknowledgment

🧍A: こちらこそ、よろしくお願ねがいいたします。
（名めい刺しをテーブルの名めい刺し入いれの上うえに置おく）
— Likewise, I look forward to working with you. (Place the card neatly on your card holder on the table.)

Extra Situations & Phrases

相あい手てがまだ出だしていない時とき — When the other person hasn’t offered yet

　是ぜひお名めい刺しを頂いただきたいのですが、よろしいでしょうか？

　— “May I have your business card?”

名な前まえを聞きき取とれなかった時とき — When you didn’t catch the name

　大たい変へん失しつ礼れいですが、おお名な前まえをもう一いち度どよろしいでしょうか？

　— “I’m sorry, could you tell me your name again?”

要よう求きゅうを柔やわらかくする時とき — To soften a request

　恐おそれ入いります

　— “Excuse me / I appreciate it.”

5. Grammar & Vocabulary Notes

N5–N4

〜は〜です — “A is B”

Example: 名めい刺し交こう換かんは大たい切せつです。 (Business card exchange is important.)

〜として — As / in the role of

Example: 営えい業ぎょう部ぶとしてお伺うかがいしました。 (I came as a representative of the Sales Department.)

〜ながら — While doing…

Example: 会え釈しゃくしながら名めい刺しを渡わたします。 (Hand over the card while bowing slightly.)

N3

〜扱あつかわれます — Is treated as… (passive of 扱あつかう)

Example: 名めい刺しは相あい手ての顔かおとして扱あつかわれます。 (A business card is treated as the face of the person.)

〜ことは〜を示しめす — Doing … shows / indicates …

Example: 名めい刺しを丁てい寧ねいに扱あつかうことは、相あい手てへの敬けい意いを示しめします。

〜ようにする — Make an effort to…

Example: 名な前まえをはっきり言いうようにしましょう。 (Make sure to say your name clearly.)

N2〜N1

儀ぎ式しき — Ritual, formal ceremony

上じょう下げ関かん係けい — Hierarchical relationship

所しょ属ぞくする — To belong to / be affiliated with
Example: 株かぶ式しき会がい社しゃABCに所しょ属ぞくしています。 (I belong to ABC Corporation.) 

〜に基もとづいて — Based on…
Example: 上じょう下げ関かん係けいに基もとづいて名めい刺しを渡わたす順じゅん番ばんを決きめます。 (The order is decided based on hierarchy.)

敬けい意い — Respect, honor
Example: 敬けい意いを持もって相あい手ての名めい刺しを扱あつかう。 (Handle the other person’s card with respect.)

信しん頼らい関かん係けい — Relationship of trust
Example: 名めい刺し交こう換かんは信しん頼らい関かん係けいの第だい一いち歩ほです。 (Exchanging business cards is the first step in building trust.)